Le Partenariat se dote d’une stratégie de gestion du changement au niveau consortial (note no 12)
COMMUNICATION
DESTINATAIRES : Le personnel des bibliothèques universitaires québécoises
EXPÉDITEUR : Le comité de pilotage du projet PPS
Lors de la réunion du Sous-comité des bibliothèques (SCB) du 29 novembre dernier, l’équipe de projet de plateforme partagée de services du Bureau de coopération interuniversitaire (PPS-BCI) a proposé une trousse de soutien à la gestion du changement au niveau consortial. En voici les grandes lignes.
Arrimage entre gestion de projet et gestion du changement
La gestion du changement fait partie intégrante de la gestion de projet et l’intensité des activités de gestion du changement s’accentuera au fur et à mesure où l’on approchera de la mise en service, notamment avec les activités de formation. C’est ce qu’illustre ce diagramme.
Les 4 axes de la gestion du changement
L’approche proposée s’articule selon 4 axes : Formation, Communication, Leadership et Organisation du travail.
Le Groupe de travail coordination de la Formation (GT-CFORM) et le Groupe de travail communications (GT-COM) ont activement contribué à l’élaboration de la trousse en travaillant respectivement sur la formation et la communication.
Formation : La force du Partenariat réside dans sa capacité à mutualiser les nombreuses expertises au sein de chaque établissement. Ainsi, le GT-CFORM propose une approche qui vise à faciliter la mutualisation de ces expertises en faisant appel aux experts métier pour valider le contenu des formations. Des activités avec les formateurs sont également prévues afin de créer une communauté de pratique au niveau de la formation.
Les dates des activités de formation sur les modules Catalogage, Acquisitions, Gestion de licences et des ressources électroniques prévues pour des membres du Partenariat qui deviendront ensuite formateurs dans leur université respective sont maintenant confirmées. Elles se tiendront du 17 au 21 février 2020 à Québec et du 24 au 28 février 2020 ainsi que du 2 au 6 mars 2020 à Montréal.
Communication : Le GT-COM a mis en place un mécanisme pour assurer une communication rapide et systématique des décisions du SCB aux employés des bibliothèques universitaires du Québec (BUQ) et pour soutenir les établissements en prévision des communications aux usagers lors de la mise en service de WMS. Un Blog sera bientôt créé pour permettre aux employés des BUQ de partager avec leurs collègues des autres établissements des expériences en lien avec le projet PPS
L’équipe de projet du Partenariat s’agrandit
Madame Nadia Zurek s’est jointe à l’équipe de projet du Partenariat au BCI à titre de bibliothécaire en soutien aux achats en commun et à l’implantation de la PPS. Titulaire d’une maîtrise en sciences de l’information et d’une maîtrise en lettres, son expérience en tant que chargée de cours et formatrice en français seront certainement de précieux atouts pour le BCI.
Rappel : Qu’est-ce que le Partenariat
Le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises (PBUQ) regroupe les bibliothèques des 18 universités du Québec.
Ces bibliothèques collaborent depuis l’automne 2014 à la mise en place de projets communs, notamment celui de remplacer leur système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) respectif par une plateforme partagée de services (PPS). La solution retenue en avril 2019 à la suite de l’appel d’offres en dialogue compétitif est WorldShare Management Services (WMS) d’OCLC, une coopérative de bibliothèques sans but lucratif.
De nombreux projets pourront naître du Partenariat ; pour l’instant les principaux chantiers en cours sont :
- Plateforme partagée de services, PPS (juin 2020)
- Plateforme partagée des données de recherche, Dataverse (septembre 2019)
- Plateforme partagée de données géospatiales et photographies aériennes, GéoIndex (janvier 2019)
AU NOM DU COMITÉ DE PILOTAGE DU PROJET DE PLATEFORME PARTAGÉE (PPS)
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Caroline Lessard
Présidente du Sous‐comité des bibliothèques du BCI
Benoit Séguin
Président du Comité de pilotage PPS