Plateforme partagée de services : le point sur l’état d’avancement du projet (note no 7)

COMMUNICATION

DESTINATAIRES : Le personnel des bibliothèques universitaires québécoises
EXPÉDITEUR : Le Sous‐comité des bibliothèques du BCI

Rappel du contexte

La majorité des systèmes intégrés de gestion des bibliothèques (SIGB) implantée dans les bibliothèques universitaires québécoises devront être remplacés d’ici 2020, les fournisseurs délaissant progressivement cette approche technologique pour tabler sur les plateformes partagées de services (PPS). Depuis l’automne 2014, les bibliothèques universitaires québécoises, chapeautées par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), collaborent à un projet de remplacement de leur SIGB respectif par une PPS.

Évolution du projet depuis la dernière communication du 16 avril 2018

Dans la foulée de l’adhésion officielle au projet de dix-sept établissements universitaires québécois au projet de plateforme partagée de services en avril dernier, l’appel d’offres pour le projet a été publié le 3 juillet sur le Système électronique d’appel d’offres du Gouvernement du Québec (SEAO) en version française et anglaise. Les entreprises intéressées avaient jusqu’au 20 août pour envoyer leur soumission. Trois propositions conformes sur le plan administratif ont été reçues en lien avec cet appel d’offres.

L’analyse de conformité technique et de qualité des solutions proposées sera terminée d’ici la mi-octobre lors de la première phase de l’appel d’offres. Les fournisseurs dont la solution répondra aux critères de conformité et de qualité définis dans l’appel d’offres seront rencontrés au début novembre dans le cadre d’un processus de dialogue compétitif au terme duquel ils seront invités à déposer leur proposition finale dans la deuxième étape de l’appel d’offres. L’adjudication du contrat et le dévoilement du choix retenu sont prévus pour janvier 2019. Le déploiement de la solution est planifié à l’été 2020.

La préparation de l’appel d’offres est l’aboutissement d’un travail collectif de longue haleine initié à la fin de 2017 au niveau des groupes de travail avec la définition des besoins d’affaires. Le comité de travail responsable de la rédaction du devis de l’appel d’offres a pris le relais en avril dernier. Le tout s’est conclu en juin avec la définition des critères de qualité par le comité de sélection. Le Sous-comité des bibliothèques tient à souligner l’importante contribution de tous les acteurs impliqués dans cet appel d’offres et, tout particulièrement, celle M. François Charbonnier, gestionnaire de produit au sein de l’équipe de projet, sur qui reposait la responsabilité de la rédaction de l’essentiel des documents.

Par ailleurs, l’activité de lancement du projet PPS tenue le jeudi 6 septembre à Montréal a réuni près d’une centaine de personnes. Les principaux acteurs des bibliothèques universitaires québécoises qui seront impliqués dans l’implantation et le déploiement de la solution avaient été invités. Cette activité visait notamment à rappeler les principes directeurs du partenariat que sous-tend ce projet, et l’importance du travail collaboratif pour en assurer le succès. Lors des ateliers, les participants ont identifié les principaux défis et enjeux auxquels les établissements membres du partenariat devraient s’intéresser au cours des prochains mois pour veiller au bon déroulement du projet. Parmi ceux-ci, soulignons en particulier la gestion du changement, la formation du personnel, l’harmonisation des pratiques et des processus de travail, le soutien des bibliothèques pendant l’implantation et les modalités de prise de décision relativement à l’implantation et au paramétrage de la solution retenue. La journée s’est conclue avec la mise en commun des conditions à mettre en œuvre en vue d’assurer la réussite du projet.

Photo : Participants à l’activité de lancement du projet de plateforme partagée de services tenue à l’UQAM le 6 septembre dernier

Enfin, mentionnons que Mme Chantale Ste-Marie s’est jointe à l’équipe de projet PPS à titre d’analyste d’affaires et de processus en mai dernier. Elle a entrepris au cours des dernières semaines, accompagnée de Mme Sophie Valentin, coordonnatrice et contrôleuse de projet, la visite de l’ensemble des bibliothèques participantes afin de se familiariser avec les processus et les pratiques de travail des différentes équipes. L’information recueillie servira de base en vue d’harmoniser les processus des bibliothèques conformément à la vision de développement de partenariat définie dans le cadre de ce projet.

AU NOM DES DIRECTEURS DES BIBLIOTHÈQUES UNIVERSITAIRES QUÉBÉCOISES

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Guylaine Beaudry
Présidente du Sous‐comité des bibliothèques du BCI

Benoit Séguin
Président du Comité de pilotage PPS