Plateforme partagée de services : le point sur l’état d’avancement du projet (note no 9)
COMMUNICATION
DESTINATAIRES : Le personnel des bibliothèques universitaires québécoises
EXPÉDITEUR : Le Sous‐comité des bibliothèques du BCI
Rappel du contexte
La majorité des systèmes intégrés de gestion des bibliothèques (SIGB) implantée dans les bibliothèques universitaires québécoises devront être remplacés d’ici 2020, les fournisseurs délaissant progressivement cette approche technologique pour tabler sur les plateformes partagées de services (PPS). Depuis l’automne2014, les bibliothèques universitaires québécoises, chapeautées par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), collaborent à un projet de partenariat qui vise notamment le remplacement de leur SIGB respectif par une PPS.
Évolution du projet depuis la dernière communication du 14 janvier 2019
Nous sommes très heureux de pouvoir enfin vous dévoiler le nom de la solution retenue comme future plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises à la suite de l’appel d’offres en dialogue compétitif amorcé il y a près d’un an. Il s’agit de WorldShare Management Services (WMS) d’OCLC, une coopérative de bibliothèques sans but lucratif. C’est elle qui a proposé la soumission avec le prix ajusté le plus bas, à la suite de l’évaluation qualitative du comité de sélection de l’appel d’offres. Le déploiement en production de la solution WMS est prévu en juin 2020.
Le directeur général du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), M. Claude Bédard, a signé le jeudi 18 avril dernier le contrat avec le fournisseur, à titre de mandataire du projet, après la conclusion de lanégociation de l’énoncé des travaux d’implantation de la solution et la finalisation des clauses contractuelles.
Nous avons la conviction, à la suite de cet exigeant processus d’appel d’offres collectif en dialogue compétitif,que la solution infonuagique WMS répondra aux besoins d’affaires qui avaient été énoncés dans l’appel d’offres, et ce, dans le respect du cadre budgétaire que nous avions défini. En effet, WMS intègre toutes les applications nécessaires à la gestion d’une bibliothèque et de ses licences, des acquisitions, de la circulation des documents, des métadonnées, de la mise en commun des ressources ainsi qu’une interface de recherchedestinée aux utilisateurs. OCLC s’est de plus engagée à développer de nouvelles fonctionnalités liées au bilinguisme, incluant des mécanismes de traduction automatique des termes de recherche pour maximiser le repérage de documentation pertinente.
Nous estimons en outre que notre budget collectif sera suffisant pour déployer l’ensemble des services de lacartographie du dossier d’affaires final présenté au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur(MÉES) en mars 2017.
Le sous-comité des bibliothèques a adopté à sa réunion du 19 mars dernier une structure organisationnelle pour assurer la gestion des activités du projet, incluant le mode de fonctionnement avec le fournisseur. De nouvelles instances ont ainsi été créées pour la phase d’implantation. Elles sont au nombre de quatre ets‘ajoutent aux cinq groupes de travail déjà existants :
- Le Forum des coordonnateurs locaux qui regroupe les responsables désignés par la direction de la bibliothèque de leur établissement pour veiller au déploiement de la plateforme WMS et au sein duquel on retrouve un comité exécutif composé de six personnes;
- Le Groupe de travail sur la conversion de données;
- Le Forum du partenariat, composé des présidents des groupes de travail et des membres du comitéexécutif des coordonnateurs locaux, constitue la principale entité pour la communication et la
coordination entre les coordonnateurs locaux et les groupes de travail;
- Le Comité de suivi à l’implantation, constitué de membres de l’équipe projet PPS, de deuxreprésentants du Forum des coordonnateurs locaux et d’un représentant des présidents des groupes de travail, assure le lien avec l’équipe d’implantation du fournisseur.
Cela dit, les travaux avec le fournisseur en vue du déploiement de la plateforme WMS en juin 2020 ont déjà été amorcés. Ainsi, le premier livrable de l’échéancier des travaux consiste en une extraction des donnéesbibliographiques et d’exemplaires dans l’ensemble des 17 établissements du partenariat dès le début de mai. Nous ferons connaître les grandes étapes de l’échéancier une fois que les échanges à ce sujet avec OCLC seront terminés. Toutefois, nous sommes déjà en mesure d’annoncer que la formation du personnel desbibliothèques à l’utilisation de la plateforme WMS s’échelonnera principalement en avril et en mai 2020. Pour sa part, le Forum du partenariat veillera de concert avec l’équipe projet PPS à ce que tous les établissements se concertent à chacune des principales activités de l’implantation.
Le sous-comité des bibliothèques souhaite souligner à nouveau le travail remarquable de toutes les personnes qui ont participé aux travaux entourant cet appel d’offres, notamment celui des membres des comités de travail, de notre gestionnaire de produit, François Charbonnier, qui a été au cœur de la rédactiondes documents de l’appel d’offres, et de notre gestionnaire de projet, Roger Laframboise, qui a veillé à labonne marche du processus d’appel d’offres avec le Groupe d’approvisionnement en commun de l’Est duQuébec (GACEQ), mandaté pour encadrer les travaux de ce processus.
Madame Muriel Rorive s’est par ailleurs jointe au début d’avril à l’équipe de projet PPS à titre de conseillère en développement organisationnel (gestion du changement et communication). Elle possède plus d’une vingtaine d’années d’expérience dans le milieu universitaire, notamment à titre de gestionnaire. Au coursde son parcours professionnel, elle a réalisé plusieurs mandats visant l’optimisation de processusadministratifs.
Soulignons enfin le départ de Mme Chantale Sainte-Marie, analyste d’affaires au sein de l’équipe de projetPPS. Nous aurons à statuer au cours des prochaines semaines sur le maintien du poste d’analyste d’affaires en tenant compte des autres besoins pour soutenir les activités du partenariat et des services-conseilsproposés par le fournisseur pour nous guider dans l’actualisation de nos processus d’affaires.
Une étape très importante vient d’être franchie. Laissons-nous porter par la vision de notre partenariat et cap ensemble vers un déploiement en juin 2020.
AU NOM DES DIRECTEURS DES BIBLIOTHÈQUES UNIVERSITAIRES QUÉBÉCOISES
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Guylaine Beaudry
Présidente du Sous‐comité des bibliothèques du BCI
Benoit Séguin
Président du Comité de pilotage PPS